HERRAMIENTA DE ANÁLISIS INTERNO: DIAGNÓSTICO DE EFICIENCIA EMPRESARIAL -DEE-

Recuerdo un slogan comercial antiguo de una conocida empresa que comercializa frenos y embragues:   

“No arranque lo que no puede parar”

Por supuesto, se refiere a los automóviles, no para nuestro emprendimiento, porque con él es al revés: iniciamos y no nos detenemos . . . ¡y no deseamos hacerlo!

Pero, cuando un Emprendedor está en crecimiento muchas veces pierde la noción de su éxito y comienza a dejar de tener control sobre las actividades de sus colaboradores. Porque su organización está afrontando los cambios del crecimiento (como cuando llegamos a la adolescencia) y no es consciente de estos cambios porque está cubierto por el incremento de sus ventas (ve dinero). Cuando se da cuenta de su incómoda situación. . . ¡Ya es tarde!.

 Por ello, una de las primeras inquietudes que tiene un emprendedor en crecimiento es:

• ¿Cómo puedo saber si soy eficiente?
• ¿Cómo saber en qué medida, la eficiencia de cada área, influye en la eficiencia global de mi organización?
• ¿Cómo saber (y controlar), todas las posibilidades de mejorar que tiene cada área de mi organización?

Cada empresa no se encuentra en el mismo nivel de organización. Existen los que tienen un departamento de Planeación y Control, Departamentos con personal asignado para cada uno de ellos y disponen de un Plan Estratégico que evalúan periódicamente; o el personal con tiempo para desarrollar labores de planeación y control. Otros no. Pero es una labor que deben desarrollar.

Tener una herramienta que nos ayude a planear y controlar la eficiencia de nuestros colaboradores es muy importante para todo Gerente o Emprendedor.

El Diagnóstico de la Eficiencia Empresarial (DEE) es una herramienta de Análisis interno que es de mucha utilidad (entre otras) para:

• Conocer el índice de eficiencia de su organización.
• Elaborar un plan de acción con las medidas correctivas en cada periodo y evaluar la eficiencia de ellos.
• Gestionarlo para su mejora continua.
• Tener fundamentos para reformular su estructura actual y/o su Manual de Organización y funciones (MOF).
• Tener parámetros para elaborar indicadores no financieros que ayuden al planeamiento y control de su administración.

También se puede acceder por este link:
Diagnóstico de Eficiencia Empresarial (DEE).

Puede aplicarse a cualquier tipo de empresa:

Lucrativa y no lucrativa, privada o pública, de cualquier sector o tamaño, extractivo, industrial o comercial, de bienes o servicios, formal o informal, individual o societaria. O sea: Persona natural, o Jurídica: O.N.G., E.I.R.L., S.C.R.L. o S.A.

El método de diagnóstico está basado en el "Análisis Factorial" de Alfred Klein y Nathan Grabinsky –por lo que leo, muy conocido en el sector industrial de México-.

Biblioteca de Universidad La Salle (México):
http://cmultimedios.ulsa.edu.mx/asp/glQuery.asp?searchString=%28@buscable%20S%29%20and%20%28@encabezamiento%20INVESTIGACION%20and%20INDUSTRIAL%29&pg=1&skin=bool&pagesize=&orderBy=&biblioteca= 
Biblioteca de Asociación Brasileña de Ingeniería de Producción (A Associação Brasileira de Engenharia de Produção):
http://www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP1998_ART320.pdf
Blog de Asociación Panamericana de Consultores:
http://panaconsult.blogspot.com/

 

También, ha sido -y es- enseñado en algunos Centros de Capacitación Empresarial aquí en Perú, lo que la hace más intuitiva para quienes lo conocen, porque para su comodidad, ha sido modificado y adaptado a la hoja electrónica de más uso en el mundo: Excel. Que garantiza su fácil y sencilla utilización y la seguridad en el cálculo de los índices.

Recordemos  que, siempre que sea posible, es muy importante cuantificar nuestros resultados. En la Administración lo hacemos a través de las metas, como la parte cuantitativa que nos permite alcanzar nuestros Objetivos.

Para medir la eficiencia en esta herramienta, se utilizan los Indicadores no financieros (si su empresa está organizada para ello) o -como en el ejemplo que se muestra en el video- las funciones que cada área debe realizar, en un período de tiempo.

La herramienta, gracias a los aportes de mis colegas y de los primeros usuarios que lo utilizaron, tiene las siguientes características:

• Hoja de datos hasta 12 áreas y hasta 12 indicadores o funciones.
• Matriz de resultados que indica la eficiencia y deficiencia de cada área, el detalle de causas y el porcentaje con el que afectan en la Eficiencia Organizacional.
• Histogramas de frecuencia de la eficiencia de cada área.
• Histogramas de frecuencia de las causas de deficiencia.
• Gráfico que mide la Eficiencia Organizacional indicando la situación que se encuentra dentro de 5 niveles.
• Hoja que almacena la información histórica de los resultados de cada período. Compara el resultado del período con el anterior y muestra la variación. Conserva el registro de hasta 12 periodos (o meses) y nos muestra el promedio final del ejercicio económico.
• Matriz resumen de los 12 períodos.
• Gráfico que muestra la evolución que ha tenido cada área durante todo el año.
• Manual instructivo.

 Gracias anticipadas por sus comentarios o consultas.

Alberto.